先生の医院では、来院した患者さんのカルテを作っていると思います。

では、来院する前の患者さん、すなわち、問い合わせした患者さんのリストは作っているでしょうか？

というのも、「ホームページからの問い合わせを増やしたい」というご要望をお持ちなのに、「問い合わせ数は把握していません」という先生が多いためです。なんということでしょう！

それは、ダイエットしたいのに体重を測らないようなもの。

歯科の治療と同じで、現在の状態を把握できているからこそ、何が課題になっているのか、どんな施策を打てばいいのか分かるのではないでしょうか。

まだ問い合わせ管理をしていない、という先生は一刻も早く取り組み始めることをおすすめします。

医院への問い合わせ傾向を把握する

「いやいや、とはいえ問い合わせなんてメンテナンスのものも含めたら無数にあって管理なんて大変だよ」という先生！すべてを把握する必要はありません。

ホームページで集客したい患者さんの問い合わせのみを把握すればOKです。

例えば入れ歯治療の問い合わせを増やしたいのであれば、入れ歯の患者さんのみを管理していきましょう。

問い合わせ数に加えて、気にしておきたいことを以下でご紹介します。

問い合わせの患者さんの傾向は？

先生が欲しい問い合わせの患者さんには傾向はあるでしょうか？

年齢は？

性別は？

住所は？

悩んでいることは？

何を見て問い合わせをしたのでしょう？

「こんな人が多い気がする」というのは、頭の中に思い浮かぶかもしれませんが、長期的に蓄積したデータから傾向を見てみると、その頭の中とは意外に異なるかもしれません。

例えば、

「ポータルサイトを見て問い合わせしてきていると思っていたら、実はリスティング広告からがほとんどだった」

「医院の所在地であるA市の問い合わせが多いと思っていたら、その周辺の少し遠くの市からの問い合わせが多かった」

ということもありえます。

先生が狙っている患者さんはどんな人なのか、そして、その人が狙い通りに来ているのか、把握しましょう。

問い合わせの質はどうなのか？

問い合わせが来ても、契約をしなければうれしい問い合わせとは言い難いでしょう。

問い合わせした方の何％が契約をしているのでしょう？

契約した場合の平均単価は？

問い合わせから契約までかかった期間は？

契約まで至った方の傾向は？

これらの質問に記憶だけで正確に答えられる先生はいないと言っても過言ではないと思います。それこそ「1年前に食べた食事を覚えていますか？」と聞かれるようなものでしょう。

ですので、データで残しておくことが重要となります。

そして

「問い合わせが多くて喜んでいたが、契約に至る人はそのうちの10%で、問い合わせの対応、来院時の対応に改善の余地がある」

「問い合わせから契約までの期間は3か月程度あり、広告に投資する期間から、契約し、治療が終わり、入金するまでのタイムラグは半年ほどある」

「問い合わせは男女半々だが、契約まで至るのはほとんど女性である」

などの問い合わせの質の傾向が見えてくるでしょう。

これらの傾向をもとに、何に投資すべきなのか？を判断することが可能になります。

こんなものを使ってみてはいかがでしょう？

「じゃあどうやって管理したらいいのよ」という声が聞こえてきました笑

ということで、ここまで記事を読んでいただいた先生には特別に、弊社がホームページを管理している医院の先生がたにお願いしている問い合わせ管理表の雛型をご紹介します。

よろしければコピーしてお使いください！

■問い合わせ管理表雛型　※弊社が作成したGoogleスプレッドシートにリンクします
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1bl3PjzMaOQvsTLlp9hseg_gUKZpKei_s_AEHF5xDfG0/edit?usp=sharing

この記事に書いてきたことは、これを記入していくことですべて分かるようになります。

先生の中でその傾向を把握するために記入をしていくでもいいでしょうし、その傾向をまたホームページ業者さんと共有して施策に活かすこともできるでしょう。例えば「契約した方は富裕層が多く住むこのエリアの人が多いので、そのエリアに広告を重点的に出しましょう」など。

「ホームページからの問い合わせを増やしたい」に向けて施策を考えるためにも、まずは現状把握を始めてみませんか？

「摂取しているカロリーが多いことに問題があるのに、運動量をさらに増やして何とかしよう」というとんちんかんなことをしないためにも、ぜひご検討を。